Toen Marte Zwierstra in 2010 begon bij PPO, onderdeel van de Rijksuniversiteit Groningen, trof zij een studievoortgangsadministratie aan die werd bijgehouden in Excel. Geen bijzonder duurzame oplossing. Ze klopte aan bij het team van Progress, en inmiddels heeft PPO toegang tot uitgebreide informatie over studenten en onderwijsprogramma's binnen één toekomstbestendig systeem. In deze blog deelt Marte haar ervaringen: ‘De betrokkenheid en open communicatie zijn geweldig en ondanks dat we een kleine speler zijn, nemen ze ons altijd serieus.’

Verantwoordelijk voor ICT-applicaties

Opleidingsinstituut PPO (Postmaster Psychologie en Orthopedagogiek) maakt deel uit van de faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen. Wij zijn verantwoordelijk voor het organiseren van postmasteropleidingen in de psychologie en orthopedagogiek. Binnen het team vervul ik de rol van manager bedrijfsvoering. In die hoedanigheid ben ik ook verantwoordelijk voor de ICT-applicaties.

Kleitabletten

Toen ik in 2010 als onderwijscoördinator begon bij PPO, werd de studievoortgangsadministratie nog bijgehouden in een enorm Excel-bestand. Ik ben groot fan van Excel, maar het is natuurlijk geen toekomstbestendige oplossing voor een studievoortgangssysteem. Het voelde een beetje alsof we de studievoortgang nog bijhielden op kleitabletten. Niet alleen veel te kwetsbaar, maar ook niet van deze tijd.

Werken binnen het technische kader van de universiteit

In een eerdere functie bij de Universiteit Utrecht had ik ervaring opgedaan met een applicatie die wel een duurzame oplossing bood, dus ik ben mijn licht eens gaan opsteken. Omdat we als PPO onderdeel zijn van de Rijksuniversiteit Groningen (RuG), leek het logisch om eerst contact op te nemen met Progress, aangezien zij gelieerd waren aan de RuG. Dat deed ik niet per se vanwege de ‘formele’ redenen, maar vooral omdat Progress precies weet hoe je optimaal kunt werken binnen het technische kader van de universiteit. Ik ben naar hen toegegaan en heb gevraagd of ze iets voor ons konden betekenen. Ik was meteen fan van hun oplossing en sindsdien zijn we klant bij Progress. Samen met het team van Progress hebben we de database voor PPO opgezet, en dat verliep erg goed.

Meerwaarde, ook voor kleinere spelers

We maken gebruik van de modules inschrijf en studievolg, wat betekent dat we verschillende datasets met elkaar kunnen verbinden. We houden inschrijfgegevens en onderwijsmodules bij, leggen resultaten vast en verwerken examenresultaten. Op deze manier hebben we toegang tot uitgebreide informatie over studenten en onderwijsprogramma's binnen één systeem. De communicatie tussen verschillende datasets is heel belangrijk, zeker omdat PPO sinds de beginjaren enorm is gegroeid. We zijn misschien een kleine speler als je ons vergelijkt met de RuG of Fontys, maar deze automatisering is ook voor ons van absolute meerwaarde.

Luisterend oor

De manier waarop Progress hun klanten betrekt, is opmerkelijk. Er is regelmatig een adviesraad, waarbij we veel inspraak hebben in de inrichting van de applicatie. Ze stellen daadwerkelijk de vraag: ‘Wat willen jullie?’ Hoewel de uitvoering natuurlijk lang niet altijd eenvoudig is en best even op zich kan laten wachten, wordt er altijd geluisterd. Het is niet zo dat Progress iets maakt en dat klanten het daar maar mee moeten doen. Nee, ze betrekken ons actief bij de ontwikkeling en doorontwikkeling.

Open en respectvolle samenwerking

In al die jaren is de samenwerking met Progress heel fijn geweest, en dat is nog steeds het geval. Het contact is heel laagdrempelig, zowel letterlijk als figuurlijk. Als ik Jan wil spreken, kan ik hem gewoon even bellen. Het gebeurt bijna nooit, maar dat de mogelijkheid er is, is fijn. Hoewel we een kleinere speler zijn, heb ik dat nooit zo gevoeld. Niet in het rechtstreekse contact met Progress, maar ook niet tijdens gezamenlijke vergaderingen met andere klanten. We voelen ons altijd serieus genomen en onze mening wordt gerespecteerd. Dat vind ik heel speciaal. Ik heb inmiddels een andere rol dan toen ik begon. Toen was ik onderwijscoördinator, nu ben ik manager bedrijfsvoering. Daardoor is de frequentie van contact met Progress misschien minder, maar de aard is nog precies hetzelfde: open en respectvol.

Meer weten?

Wil je ook graag met ons aan de slag of mogen we in 10 minuten ons systeem aan je uitleggen? Bel of mail ons: 050 - 205 35 30 | info@progressonderwijs.nl

Jan Batteram