Als je, zoals wij, een generieke applicatie maakt, heb je te maken met een aloud dilemma. Al die klanten, al die wensen, wie en wat geef je voorrang? Dat kun je natuurlijk af laten hangen van wie het hardst roept, maar wij doen het nét even anders. We hebben een handige procedure ontwikkeld waarmee we de dialoog opzoeken. En geloof het of niet, dat werkt het best.
Sinds enige tijd organiseren wij voor functionele wijzigingen een maandelijks NPW-overleg (Niet Projectmatige Wijziging). Wij vertalen de wensen die de instellingen hebben naar een functionele vraag plus een impactanalyse. Daarbovenop hebben wij ook zelf nog weleens wensen, vanuit de techniek. We willen immers een toekomstbestendige applicatie bieden, die over tien jaar ook nog draait. De oplossingsrichting die wij voor ogen hebben, bespreken we met de instellingen die aanwezig zijn bij het overleg. Om al die wensen samen te laten komen, dat is best een uitdaging, maar het hele proces is erop gericht om consensus met de instellingen te krijgen.
Duidelijkheid en begrip
In het verleden gingen we met de instellingen afzonderlijk in gesprek over hun wensen, die wensen vertaalden wij dan naar de meest optimale oplossing voor alle instellingen. Na het uitwerken bleek dan vaak dat de meningen van de instellingen meer verschilden dan wij hadden verwacht. Door dit NPW-overleg in het leven te roepen, komen de betrokkenen met elkaar in gesprek. Door iedereen de kans te geven mee te praten en onze ‘vertaalslag’ uit het proces te halen, ontstaat er meer duidelijkheid en onderling begrip. Soms wil de ene instelling een oplossing die rood is, en een ander een oplossing die geel is. Door met elkaar in gesprek te gaan komt er een goede en voor iedereen acceptabele oplossing.
Specifieke wensen in een generieke applicatie?
Bij voorkeur zoeken wij generieke oplossingen, die alle instellingen ten goede komen. Heeft een instelling geen behoefte aan een generieke functionaliteit, kunnen wij deze uitzetten voor deze instelling. Maar is er een wens waar slechts één specifieke instelling behoefte aan heeft, brengen wij een offerte uit voor de maatwerkontwikkeling ervan.
Vertrouwen op de kennis en expertise van de grotere instellingen
Wij maken in ons overleg dus geen onderscheid tussen kleine of grote instellingen. Wat je in de praktijk soms wel ziet gebeuren, is dat de kleinere instellingen vertrouwen op de grotere. Bij kleinere universiteit vervult één persoon verschillende rollen, terwijl er bij een grotere instelling voor elk onderwerp een aparte functionaris is. Dan komt het dus voor dat de functionaris van een kleinere instelling zich wat meer laat leiden door de kennis en expertise die aanwezig is bij de grote instellingen. Dat is slim, maar zegt niets over wie wij belangrijker vinden in ons besluitvormingsproces.
Acceptatie
We hebben er goed aan gedaan dit NPW-overleg in het leven te roepen. Ja, het kost tijd, en soms willen vooral onze ontwikkelaars graag een tandje sneller, maar het is goed dat iedereen voelt dat hij of zij gehoord wordt. Dan duurt het soms iets langer, maar als het proces helder is, kan iedereen daar prima mee leven, zo blijkt. Wat heel belangrijk is, is dat de instellingen aangeven deze procedure heel prettig te vinden. Ze bereiken sneller consensus en er is meer duidelijkheid omdat ze rechtstreeks met elkaar in gesprek zijn. En nee, niet iedereen krijgt wat ‘ie wil, maar omdat iedereen zijn zegje heeft kunnen doen, is er begrip en wordt dat wat we maken, sneller geaccepteerd.
Meer weten?
Wil je ook graag met ons aan de slag of mogen we in 10 minuten ons systeem aan je uitleggen? Bel of mail ons: 050 - 205 35 30 | info@progressonderwijs.nl
Jan Batteram