Academica, een vooruitstrevende onderwijsinstelling, streefde ernaar haar administratieve processen te verbeteren en studentenregistraties eenvoudiger te maken. Een geïntegreerd systeem zou meer overzicht en flexibiliteit bieden. In deze blog deelt Dinant Kasper, consultant bij Progress Onderwijsondersteuning, zijn ervaringen tijdens de implementatie van Progress SIS bij Academica. Ook laat hij Sylvia Peters, Strategic Policy Officer en Quality Manager bij Academica, aan het woord om te vertellen hoe zij de samenwerking en het resultaat ervaart.

De uitdaging: versnipperde systemen samenbrengen

Academica werkte met meerdere systemen voor het opslaan van belangrijke gegevens, wat leidde tot veel handmatig werk en een verhoogd risico op fouten. Er was een grote behoefte om alles samen te brengen in één systeem. Ze wilden een efficiënt en compleet overzicht van wie hun studenten zijn, welke modules en opleidingen ze volgen en welke certificaten en diploma’s ze hebben behaald. De overstap naar één kernregistratiesysteem was noodzakelijk om de administratieve processen te verbeteren. Met dit systeem wil Academica ook flexibel studeren efficiënter maken, door modules te stapelen.

Het keuzeproces leidde tot de keuze voor ProgressSIS, wat volgens Sylvia Peters, Strategic Policy Officer en Quality manager bij Academica, “met kop en schouders boven de andere opties uitstak en een uitstekende keuze bleek te zijn.”

De aanpak: stap voor stap implementeren

In november 2023 zijn we gestart met de implementatie bij Academica. We begonnen met het in kaart brengen van de basisbehoeften: hoe zien de opleidingen eruit? Wat willen ze bereiken met deze opleidingen? Uit hoeveel afdelingen bestaat de organisatie en welke gebruikers krijgen toegang tot Progress? Nadat deze configuraties waren ingesteld, begonnen we met het importeren van de opleidingen en koppelden we hun inschrijfsysteem aan Progress. Hierdoor kwamen de inschrijvingen van studenten direct in Progress terecht. Vervolgens werd het beoordelingsproces ingericht, zodat ook de beoordelingen vanuit het LMS automatisch in Progress werden verwerkt. Tot slot hebben we het systeem opgezet voor het uitreiken van certificaten en diploma’s. Zo hebben we het hele traject, van inschrijving tot beoordelingen en diplomering, zorgvuldig doorlopen.

Hoewel de implementatie wat uitliep, gaf Sylvia aan dat Academica "erg tevreden is over de samenwerking met het team van Progress. Met Jan hadden we goed contact; vanaf het begin wisten we precies hoe de offerte in elkaar zat. We zijn ook erg blij met de ondersteuning van Dinant, die echt met ons meedacht bij het oplossen van uitdagingen."

Het resultaat: één soepel werkend systeem

Dankzij de implementatie van Progress heeft Academica sinds juni van dit jaar een gestroomlijnde workflow. De inschrijvingen van studenten worden geregistreerd en met enkele stappen krijgen ze hun vakken toegewezen. Vervolgens worden beoordelingen, ingediend via het LMS, automatisch verwerkt in Progress. Dit geeft een volledig en actueel overzicht van de voortgang van elke student, van aanmelding tot afstuderen. Dit maakt de administratie niet alleen overzichtelijker, maar ook betrouwbaarder.

Sylvia: “Het programma draait nu op de manier die we voor ogen hadden. Het is nog te vroeg om echt alle voordelen – en uitdagingen – al te beoordelen, maar we zien zeker verbeteringen. Zo gaat het printen van diploma’s veel sneller en efficiënter dankzij de automatisering. Ook het archiveren van onderwijsgegevens verloopt nu soepeler. Bovendien helpt het systeem ons om de opleidingen gestandaardiseerd vorm te geven.”

Eenvoudiger beheer en betere dienstverlening

Voor een kleinere organisatie als Academica, met een beperkt Student Service Center dat naast IT-taken ook verantwoordelijk is voor uitreikingen en studentenvragen, biedt deze oplossing enorme voordelen. Het team kan nu eenvoudig zien welke studenten hun vakken hebben behaald en met één druk op de knop certificaten genereren, of dat nu voor 30 of 150 studenten is. Voorheen moesten ze dit handmatig in Word doen, wat erg tijdrovend was. Alle processen zijn nu efficiënter omdat alles centraal beheerd wordt. Ook bulkacties, zoals het toevoegen van studenten aan vakken, het registreren van inschrijvingen en het verzenden van communicatie, verlopen sneller en eenvoudiger. Waar ze voorheen e-mailadressen uit verschillende systemen moesten halen, gebeurt dit nu allemaal vanuit één geïntegreerd systeem.

Gegevensbeheer: snel en accuraat

Ook het bewaren van gegevens is nu eenvoudiger. Academica is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens voor een aantal jaren te bewaren. Daarna kunnen deze automatisch worden verwijderd uit Progress. Dit voorkomt dat er handmatig door oude documenten gezocht moet worden. Alles staat centraal geregistreerd in het systeem en kan snel worden teruggevonden, wat het afhandelen van vragen over bijvoorbeeld beoordelingen of inschrijvingen aanzienlijk makkelijker maakt voor het Student Service Center.

Toekomstige samenwerking en flexibiliteit

Hoewel de implementatie van ProgressSIS relatief recent is afgerond, ziet Academica al duidelijke voordelen. Sylvia Peters geeft aan dat ze graag betrokken blijven bij toekomstige ontwikkelingen: “We willen blijven meeliften op landelijke ontwikkelingen zoals RIO, zodat we onze flexibiliteit waarborgen en aan wet- en regelgeving blijven voldoen, nu en in de toekomst.” Ook benadrukt Peters dat de kernregistratie in ProgressSIS Academica de nodige flexibiliteit biedt om studenten in vervolgopleidingen of cursussen in te laten stromen. “We zien echt veel voordelen voor de toekomst en bouwen graag verder op de kernregistratie die Progress biedt.”

Meer weten?

Ben je benieuwd naar hoe Progress jouw organisatie kan helpen met een gestroomlijnde studentenadministratie? Bel of mail ons: 050 - 205 35 30 | info@progressonderwijs.nl. We staan klaar om je te laten zien hoe we ook jouw processen kunnen verbeteren!