Studielink heeft een nieuwe aanpak geïntroduceerd voor het vastleggen van betaalwijzen, waardoor studenten nu slechts één keer hun betaalmethode hoeven in te voeren. Daarbij hebben ze een verschuiving gemaakt van een top-down-benadering naar een meer samenwerkingsgerichte aanpak. Samen met twee SIS-leveranciers en vier onderwijsinstellingen hebben ze gewerkt aan de ontwikkeling en implementatie van deze functionaliteit. In dit artikel vertellen Tjibbe Chris Kuipers, softwareontwikkelaar van Progress, Frida Hatt-Meijer, functioneel beheerder van de RUG, en Desiree Schipper, productmanager bij Studielink, hoe deze nieuwe werkwijze is bevallen.

Van eenmalige naar doorlopende betaalgegevens

Studielink is het centrale platform waar studenten alles rondom hun inschrijving kunnen regelen. Het is ook de plek waar de betalingsinformatie wordt ingevoerd. Tot voor kort moesten studenten jaarlijks hun betaalwijze opnieuw invoeren. Door een nieuwe aanpak, geïntroduceerd door Studielink, leggen studenten inmiddels in principe eenmalig hun betaalwijze vast en hoeven ze alleen actie te ondernemen als ze betaalgegevens willen wijzigen.

Van top-down benadering naar coöperatieve aanpak

Tjibbe Chris: ‘Traditioneel gezien hanteerde het team van Studielink een top-down-benadering bij projecten. Het nam autonoom beslissingen over projectontwikkeling en -implementatie en vertelde pas achteraf aan SIS-leveranciers en onderwijsinstellingen wat de uitkomst was. Bij dit project heeft het team gekozen voor een meer coöperatieve aanpak. Het projectteam bestond uit mensen van Studielink, een collega van een andere SIS-leverancier en ik namens Progress. Beide SIS-leveranciers hadden twee onderwijsinstellingen aangehaakt. In ons geval waren dat Fontys en de RUG.’

Alle neuzen één kant op

Frida: ‘In het verleden ontvingen we meestal gewoon de wijzigingen vanuit Studielink. Maar dit keer werden we bij het hele traject betrokken. We zijn in september 2022 met een gezamenlijke kick-off begonnen. Dat vond ik al heel waardevol, want hierdoor leerden we elkaar meteen kennen en kregen we de neuzen dezelfde kant op. Het fijne was ook dat je vanaf het begin kon meebeslissen over hoe de module eruit zou komen te zien. We konden al in een vroeg stadium aan de bouwers aangeven waar wij eventuele uitdagingen zagen.’

Agile in de keten

Desiree bevestigt de positieve impact van deze koerswijziging: 'Vroeger werden procesveranderingen en wijzigingen na initiële afstemming met instellingen uitgewerkt in een functioneel ontwerp en gedeeld met de SIS-leveranciers en instellingen. Vervolgens gingen alle partijen aan de slag om de aanpassingen te realiseren. Regelmatig kwamen we er pas later achter dat niet iedereen hetzelfde voor ogen had. Hierdoor werkten processen in verschillende SIS-systemen totaal anders of bleken er fouten op te treden in productie. Bij dit project hebben we gekozen voor een andere, 'agile in de keten'-aanpak: gezamenlijk requirements opstellen, analyseren, ontwikkelen, testen en implementeren. We merkten direct dat dit leidde tot veel meer synergie en een prettige samenwerking, en daardoor een betere oplossing. Bovendien konden wijzigingen die gereed waren direct getest worden in de praktijk, waardoor problemen eerder aan het licht kwamen en we ze gezamenlijk konden oplossen.'

Eigen ervaringen inbrengen

‘Natuurlijk zijn er altijd wat meningsverschillen’, vervolgt Frida. ‘Elke instelling heeft zijn eigen werkwijze. Maar het is juist goed dat je die verschillen kunt bespreken, zodat uiteindelijk een goed werkend systeem ontstaat. Het is ook heel fijn dat je je eigen ervaringen kunt inbrengen om samen met Studielink en je SIS-leverancier tot een goede oplossing te komen. Ik was ook heel blij met de constructieve rol die Tjibbe Chris namens Progress speelde in het proces. Dit heeft zeker bijgedragen aan een succesvol verloop van het project en een nóg beter eindresultaat.’

Positieve feedback

Tjibbe Chris: ‘Begin maart vond er een evaluatie plaats met alle betrokken partijen, en iedereen was over het algemeen erg positief. Natuurlijk zijn er verbeterpunten, maar over het geheel genomen vond iedereen deze aanpak heel prettig werken. Het is fijn dat klanten nu konden meepraten in plaats van achteraf geconfronteerd te worden met beslissingen die dan soms onhandig blijken. Ook Studielink was enthousiast over deze aanpak, dus in het vervolg krijgen onderwijsinstellingen de mogelijkheid om aan een kopgroep deel te nemen.’

Breed draagvlak en toekomstplannen

Ook Desiree is enthousiast: ‘Wat ik persoonlijk heel mooi vind is dat door deze werkwijze het draagvlak veel groter is. Veranderingen worden niet meer gezien als ‘opgelegd door Studielink’, maar als een procesverbetering van de hele keten. We zijn dan ook zeker van plan om deze werkwijze in de toekomst opnieuw toe te passen voor elk project waarbij dat kan.’

Eerste ervaringen

‘We hebben de nieuwe functionaliteit inmiddels geactiveerd voor nieuwe studenten’, besluit Tjibbe Chris. ‘Binnenkort openen de herinschrijvingen. We zetten met het volste vertrouwen de knop om en als zich wat kinderziektes voordoen, dan worden die ongetwijfeld snel verholpen. Tot nu toe zijn de eerste ervaringen positief. Een succesvol project met een mooie uitkomst, kan ik wel concluderen.’