Laten we eerlijk zijn, een aanbesteding voelt nogal eens als een draak die getemd moet worden. Omdat scholen nu eenmaal onder de aanbestedingsplicht vallen, zit er niets anders op dan die draak te temmen. Maar hoe doe je dat zo optimaal mogelijk als aanbestedende partij? Ga je een ellenlange lijst met eisen opstellen of kies je voor een meer kaderstellende aanpak? Eén ding is zeker: de manier van uitvragen bepaalt wat je krijgt. Als leverancier nemen we vaak deel aan aanbestedingen en we hebben door de jaren heen van alles voorbij zien komen, van heel goed tot – zacht gezegd – wat minder goed. Een ding hebben we wel geleerd, hoe meer je de expert de ruimte geeft voor eigen inbreng, hoe beter de oplossing bij je zal passen. In deze blog geeft Roel Nicolai, consultant bij Breens Network (progress is onderdeel van Breens Network), je zeven tips voor het schrijven van een goede aanbesteding, zodat je als onderwijsinstelling de optimale partner en de juiste oplossing kunt vinden voor jouw uitdagingen.

1. Benoem je doelstellingen en ambities

In veel aanbestedingen worden vragen gesteld op het hoe- en wat-niveau. Door meer vanuit het waarom te denken, geef je de inschrijvende partij veel meer ruimte om mee te denken over het hoe en wat.

Vergelijk het met het beklimmen van de Annapurna in Nepal, een van de uitdagendste beklimmingen ter wereld. Je kunt natuurlijk zelf vooraf helemaal gaan uitdokteren hoe je dat moet aanpakken, welke materialen je nodig hebt en wat de meest gunstige kant is om de beklimming te volbrengen. Die eisenlijst kun je neerleggen bij een sherpa. Je kunt ook een sherpa vragen: ik wil de Annapurna beklimmen in februari, hoe kan ik dat het beste aanpakken? De kans dat je de beklimming volbrengt wordt daarmee een stuk groter.

Kortom: benoem je doelstellingen en ambities. Een goede partner is, als een ervaren sherpa, niet alleen gewend om mee te denken in het realiseren van jouw doelstellingen, maar ook in hoe je die doelstellingen het beste kunt bereiken.

2. Formuleer het Programma van Eisen als user-stories

Ook hier geldt weer: vraag niet naar specifieke oplossingen (hoe), maar vertel wat en waarom je iets wilt en beperk het Programma van Eisen tot het minimale. Door de eisen te vervangen door user-stories (als… kan ik… omdat), stel je de inschrijvende partij in staat om te begrijpen wat de bedoeling is en zelf invulling te geven aan hoe je dat kan bereiken. Ter inspiratie vind je hier een Programma van Eisen voor de uitvraag van een online studiegids. Dit voorbeeld is natuurlijk breder toepasbaar.

Daarbij weten we uit ervaring dat verschillende oplossingen van verschillende aanbieders vaak in oplossingsrichting van elkaar verschillen. Door specifiek uit te vragen hoe de oplossing moet werken, sluit dit vaak aan bij een specifieke oplossing, terwijl als je het formuleert op wat en waarom niveau je verschillende partijen de ruimte geeft om de uitvraag op eigen wijze invulling te geven. Voordeel is bovendien dat deze aanpak je praktische handvatten geeft om oplossingen te vergelijken, bijvoorbeeld tijdens een demonstratie.

Kortom: beperk jezelf niet door al in oplossingen te denken.

3. Vraag naar de visie op jouw visie

Als het goed is, is een aanbesteding een start voor een langdurig partnerschap, want de af te sluiten overeenkomst is vaak voor minimaal acht jaar. Een gezamenlijke kijk op de wereld en de toekomst geeft daarbij richting. Geef de inschrijvende partij ruimte om haar verhaal te vertellen, haar visie op jouw visie te delen.

Kortom: focus op visie en toekomst en niet op het vervangen van wat je nu al hebt.

4. Vergeet het kansendossier niet

Door een hele lijst met eisen en specificaties op te nemen, timmer je alles dicht. Daarmee creëer je weliswaar (schijn-)zekerheid, je laat geen ruimte voor kansen.

Vergelijk het met het aanschaffen van een keuken. Je kunt natuurlijk heel gedetailleerd vastleggen dat je per se een keramische kookplaat, een vaatwasser, een combimagnetron, een ingebouwd koffieapparaat en een marmeren aanrechtblad wil. Gegarandeerd dat je dat gaat krijgen, maar je weet niet wat je dan eventueel mist. Door alleen kaders te scheppen – die is ongeveer de basiskeuken waar ik aan denk – geef je de leverancier de ruimte om met additionele opties te komen. Pas dan krijg je waardevolle input. Heb je weleens aan een stoomoven gedacht? Wist dat een inductieplaat veel sneller en zuiniger is dan keramisch?

Kortom: de kunst in de uitvraag is om de basis te definiëren en vervolgens ruimte te geven binnen de aanbesteding voor additionele kansen.

5. Geef ruimte voor duurzaamheid

Maatschappelijke betrokkenheid en duurzaamheid worden steeds belangrijker, we hebben gezamenlijk een verplichting naar de toekomst. Dit mag je terug laten meewegen in de keuze voor je leverancier. Geef de inschrijvende partij daarom de ruimte om te vertellen hoe zij bijdraagt aan duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Zo kregen wij laatst een aanbesteding waarin de aanbestedende dienst aangaf een ‘innovatieve bijdrage te verwachten ten aanzien van social return’. Hoe dit eruit moest zien werd niet helemaal tot in de details vastgelegd, maar ook hier werden slechts kaders neergezet op het vlak van toepasbaarheid, concreetheid, innovatiekracht en doordachtheid.

Kortom: vul niet in wat duurzaamheid of MVO inhoudt, maar laat dat aan de inschrijver.

6. Stel eisen aan de partner

Je zoekt een oplossing, maar vergeet niet aandacht te besteden aan geschiktheidseisen. Je zoekt immers een kwalitatief goede partner waarmee je duurzaam en langdurig wilt samenwerken. Hoe ziet dat er dan uit? Aan welke certificeringen moet een partner minimaal voldoen en welke zijn een wens?

Denk hierbij bijvoorbeeld aan informatiebeveiligingseisen zoals ISO27001 en ISO27007, kwaliteitseisen als ISO9001, milieueisen zoals ISO14001 of proceseisen zoals ISA9402.

Kortom: bepaal hoe hoog je de lat legt en hoe belangrijk het is dat een bepaalde kwaliteit aangetoond kan worden met een certificaat.

7. Vraag om een demo

Een demo moet integraal onderdeel zijn van een aanbesteding. Bij een goede aanbesteding kan in de demo worden teruggegrepen op de user-stories. Je hebt aangegeven dat je bepaalde processen wilt ondersteunen, nu kan de inschrijver demonstreren hoe dat eruit kan zien.

Kortom: vraag niet uit wát je exact wil zien, vertel waarom je iets wil zien. Zo kan je potentiële partner – de expert – daar de best mogelijk invulling aan geven.

Meer weten?

Breens Network begeleidt en ondersteunt al ruim 25 jaar onderwijsinstellingen op het vlak van digitalisering en innovatie. Het bedient inmiddels meer dan twee miljoen leerlingen en studenten, docenten en medewerkers in het onderwijs. Met onze kennis en ervaring kunnen wij als geen ander helpen bij het formuleren van de aanvraag, die leidt tot het vinden van de juiste partner.

Wil je meer weten over wat Breens Network voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen met betrekking tot aanbestedingen en meer? Bel of mail ons: 050 - 205 35 30 | info@progressonderwijs.nl.