IT
Onderwijs
Oriëntatie
Voorbereiding & Planning
Klantfase & Implementatie
HO

Kleine verandering – grote impact: studentvoorzieningen in Progress

Stippen
Header afbeelding

Kleine verandering – grote impact: studentvoorzieningen in Progress

Progress is altijd in ontwikkeling, ontwikkelingen die voortkomen vanuit verschillende hoeken. Soms gaat het om een functionele vraag van klanten, soms een eigen inzicht van het development team en soms vanuit een bug.
In de afgelopen periode zijn er, vanuit de wens van de klanten, diverse aanpassingen doorgevoerd om het beheer, de zichtbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van studentvoorzieningen in Progress te verbeteren. Product owner Dinant Kasper legt uit wat er  is verandert en waarom dit een verbetering is voor de gebruikers.

Wat zijn studentvoorzieningen?
Voor wie nog niet weet wat een voorziening inhoudt: het gaat hierbij om ondersteuning voor studenten met functiebeperkingen. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijke beperking – zoals een gebroken been – of een permanente, bijvoorbeeld dyslexie. Zo kan een student met dyslexie extra tijd krijgen tijdens toetsen. Door persoonsgegevens te scheiden van de daadwerkelijke oplossing die door onderwijsinstellingen wordt aangeboden, zorgen we ervoor dat er zo min mogelijk persoonlijke informatie van studenten wordt opgeslagen.

Grote impact
Dinant Kasper deelt zijn eigen ervaring: “Zelf heb ik dyslexie. Het aanvragen van een voorziening is nooit leuk; je moet je diagnose indienen bij de examencommissie. Destijds werd mijn voorziening als afkorting op mijn studentenkaart vermeld, wat ik – onhandig als ik ben – soms vergat mee te nemen. Nu kun je in het Progress Portaal gewoon inloggen en direct zien welke voorzieningen je hebt. Dit is ontzettend handig tijdens toetsen of andere momenten waarop je moet aantonen dat je bepaalde voorzieningen hebt.”

Soms moet je als student zelf bewijzen dat je een voorziening hebt, maar het is natuurlijk fijner als dat onderdeel is van het onderwijs logistieke proces. Zo kun je die informatie bijvoorbeeld automatisch laten meenemen in de deelnemerslijst. Progress controleert nu automatisch of een student een geldige voorziening heeft tijdens toets momenten.

Je ziet dus dat wijzigingen als het toevoegen van een geldigheidsperiode aan voorzieningen, het tonen van voorzieningen aan studenten en extra beheermogelijkheden om tijdelijke en permanente voorzieningen goed bij te houden, een grote positieve impact kunnen hebben op het leven van studenten!

Nieuwsgierig?
Wij zijn als IT-organisatie gespecialiseerd in de technologische innovatie van leerprocessen en de impact van de organisatie daaromheen. Benieuwd wat we voor impact in jouw organisatie kunnen bieden? We staan je graag te woord.

Whitepaper – SIS als backbone van de flexibele belofte

In dit whitepaper zetten we in grote lijnen uiteen:

  • Waar de behoefte aan flexibel onderwijs vandaan komt
  • Welke mogelijkheden flexibel onderwijs biedt
  • Waar en hoe er met verschillende vormen van flexibel onderwijs
  • geëxperimenteerd wordt
  • Aan welke randvoorwaarden onderwijsinstellingen moeten voldoen
  • om werk te maken van flexibel onderwijs
  • Hoe een studentinformatiesysteem (SIS) de flexibele belofte waar kan maken

Landing – Voorbereiding & Planning – IT Professional – HO

Landing – Voorbereiding & Planning- Onderwijsprofessional – HO

IT-Voorbereiding-Planning-HO

Onderwijs-Voorbereiding-Planning-HO

Onderwijsinstelling: zorg dat je weet wat je kunt aanbieden

Jan Jaap Kanis en Jan Batteram over flexibilisering in het onderwijs:

De student is aan zet, bij het onderwijs van de toekomst. Steeds meer onderwijsinstellingen kiezen ervoor om de wensen en keuzes van de student leidend te laten zijn. Dat moet ook, om de belofte van een Leven Lang Ontwikkelen waar te kunnen maken. Jan Jaap Kanis van Educator en Jan Batteram van Progress Onderwijs verheugen zich op de toekomst van het onderwijs. Ze kijken daarbij met een schuin oog naar andere sectoren. Jan: “Iedereen heeft het over flexibiliseren, maar wat is nu echt flexibel? Het proces waar het onderwijs nu doorheen gaat, is een proces waar ze in andere sectoren al verder mee zijn. Van hen kunnen we leren hoe je, op precies het juiste moment in iemands denk- en keuzeproces, met het juiste aanbod kunt komen. We moeten ook studenten op die manier benaderen.”

Transformatie

Om dat te kunnen doen, is het belangrijk dat de student op de hoogte is van de keuzes die er gemaakt kunnen worden. Jan Jaap: “Het begint bij de basis: al je onderwijs vastleggen in een onderwijscatalogus en van daaruit beschikbaar stellen. Als je niet weet wat je in huis hebt, weet je ook niet wat je kunt aanbieden. En het houdt niet op bij de catalogus. Het is belangrijk dat je het hele proces zo inricht, dat je het de studenten makkelijk maakt om keuzes te maken, in te tekenen op onderwijs en de mogelijkheid biedt om te zien welke routes en mogelijkheden er door anderen al succesvol zijn afgelegd. Om een Leven lang Ontwikkelen te kunnen ondersteunen moet je goed nadenken over welke modules je wanneer aanbiedt, en wat de omvang van die modules is. Pas als die standaardisatie op orde is kun je flexibilisering faciliteren. Standaardisering is ook noodzakelijk vanuit een ander perspectief: het aantal voltijds studenten neemt af, het aantal mensen dat flexibel wil blijven leren neemt juist toe. Onderwijsinstellingen moeten dus efficiënt met hun tijd en middelen omgaan.

“Het is belangrijk dat je het hele proces zo inricht, dat je het de studenten makkelijk maakt om keuzes te maken, in te tekenen op onderwijs en de mogelijkheid biedt om te zien welke routes en mogelijkheden er door anderen al succesvol zijn afgelegd.”

We zeggen al jaren dat de student centraal staat, en tot nu toe is dat altijd een golfbeweging geweest: het ene moment was dat zo, en het andere moment wat minder. Die golf is voorbij, we zijn nu echt wel op een punt beland waarin het onderwijs een transformatie ondergaat. Het is alleen de vraag hoe snel het gaat.“ Die snelheid wordt niet alleen bepaald door het onderwijs zelf, maar ook door de overheid. Jan: “Het onderwijs is gebonden aan veel regels, bijvoorbeeld als het gaat over de betaling van collegegeld. Dat betaal je aan één instelling. Je kunt daardoor niet zeggen: ik betaal met vouchers en koop op de ene onderwijsinstelling het ene vak in en op de andere instelling het andere vak. Er zijn wel proeven gedaan met vraagfinanciering, dus er is een begin gemaakt. Als we dat echt zo willen inrichten, dan hebben we nog een lange weg te gaan. Ik weet niet of ik dat nog ga meemaken tijdens mijn werkende leven. Maar wat ik zeker wel ga meemaken, is dat studenten binnen een onderwijsinstelling hun studie modulair samenstellen. ”

Streamingplatforms

Flexibiliteit in wanneer en hoe studenten leren wordt hét thema voor het onderwijs. Jan Jaap: “Om de vergelijking met streamingplatforms nog eens te maken: veel mensen maken gebruik van verschillende platforms om content tot zich te nemen. Ze kiezen per moment voor content die bij ze past. Het ene moment kiezen ze voor de Netflix-methode en denken ze: ik heb nu een weekend vrij en ga een bepaald vak bingen en een module helemaal afmaken in twee dagen. Het andere moment kiezen ze voor de Spotify-insteek, en gaan ze voor een vak dat andere studenten die een vergelijkbare studie volgen kiezen, omdat zij die route aanbevelen. Je past je leergedrag dus aan op basis van je tijd.“

Jan Jaap: ”Onderwijsinstellingen moeten er dus voor zorgen dat hun streamingplatform, oftewel hun onderwijsgids, inzichtelijk is beschreven. Nu is het vaak een ratjetoe. Door heel duidelijk in kaart te brengen wat het aanbod is, en te analyseren of er misschien dubbelingen in het aanbod zijn, kan het de student makkelijker worden gemaakt om een passende keuze te maken. Onderwijsinstellingen moeten echt bereid zijn om te veranderen om flexibilisering tot een succes te maken. Vaak zie je dat studenten in de eerste twee jaar van hun studie kiezen voor een generieke basis, en daarna op zoek gaan naar een persoonlijke leerroute. Uiteindelijk bepaalt de student wat hij of zij gaat doen binnen de kaders van de organisatie.”

Kiezen voor het beste onderwijs

Dat betekent ook, dat studenten kritischer zullen worden op hun onderwijsinstelling. Jan Jaap : ”Je ziet nu ook dat er wordt gekozen voor instellingen die hoog zijn aangeschreven binnen hun vakgebied. Je krijgt een soort zelfreinigende werking waarin studenten kiezen voor het beste onderwijs dat het beste past bij hun ambities. In de toekomst komen we misschien op een punt dat studenten hun diploma samenstellen met onderwijs van verschillende instellingen: ze kiezen per vakgebied voor de beste optie. Als op afstand leren mogelijk is, kiezen studenten ook niet meer voor een onderwijsinstelling die bestaat bij de gratie van een regiofunctie. Ze kiezen daarentegen voor het beste onderwijs dat het beste bij hen past, ook als de student 200 kilometer van de onderwijsinstelling vandaan woont.”

Impact docenten

Voor docenten betekent flexibilisering dat ze moeten variëren in tijd, plaats en inhoud. Jan Jaap: “Voor een docent zijn twee dingen belangrijk: liefde voor de inhoud en het leuk vinden om die inhoud over te dragen. Maar de manier waarop je dat doet, moet wel passen bij de flexibele gedachte. Lang praten op inhoud, daar haken veel studenten op af. Bij flexibel onderwijs heb je concurrentie van andere vakken en moet zowel de inhoud als vorm dus ijzersterk zijn.” Dat vraagt van docenten en begeleiders de vaardigheid om vraag en aanbod op het juiste moment te kunnen regisseren en naast de student te staan in de keuzes die gemaakt kunnen worden.

‘We zijn een kleinere speler, maar zo heb ik dat nooit gevoeld’

Toen Marte Zwierstra in 2010 begon bij PPO, onderdeel van de Rijksuniversiteit Groningen, trof zij een studievoortgangsadministratie aan die werd bijgehouden in Excel. Geen bijzonder duurzame oplossing. Ze klopte aan bij het team van Progress, en inmiddels heeft PPO toegang tot uitgebreide informatie over studenten en onderwijsprogramma’s binnen één toekomstbestendig systeem. In deze blog deelt Marte haar ervaringen: ‘De betrokkenheid en open communicatie zijn geweldig en ondanks dat we een kleine speler zijn, nemen ze ons altijd serieus.’

Verantwoordelijk voor ICT-applicaties

Opleidingsinstituut PPO (Postmaster Psychologie en Orthopedagogiek) maakt deel uit van de faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen. Wij zijn verantwoordelijk voor het organiseren van postmasteropleidingen in de psychologie en orthopedagogiek. Binnen het team vervul ik de rol van manager bedrijfsvoering. In die hoedanigheid ben ik ook verantwoordelijk voor de ICT-applicaties.

Kleitabletten

Toen ik in 2010 als onderwijscoördinator begon bij PPO, werd de studievoortgangsadministratie nog bijgehouden in een enorm Excel-bestand. Ik ben groot fan van Excel, maar het is natuurlijk geen toekomstbestendige oplossing voor een studievoortgangssysteem. Het voelde een beetje alsof we de studievoortgang nog bijhielden op kleitabletten. Niet alleen veel te kwetsbaar, maar ook niet van deze tijd.

Werken binnen het technische kader van de universiteit

In een eerdere functie bij de Universiteit Utrecht had ik ervaring opgedaan met een applicatie die wel een duurzame oplossing bood, dus ik ben mijn licht eens gaan opsteken. Omdat we als PPO onderdeel zijn van de Rijksuniversiteit Groningen (RuG), leek het logisch om eerst contact op te nemen met Progress, aangezien zij gelieerd waren aan de RuG. Dat deed ik niet per se vanwege de ‘formele’ redenen, maar vooral omdat Progress precies weet hoe je optimaal kunt werken binnen het technische kader van de universiteit. Ik ben naar hen toegegaan en heb gevraagd of ze iets voor ons konden betekenen. Ik was meteen fan van hun oplossing en sindsdien zijn we klant bij Progress. Samen met het team van Progress hebben we de database voor PPO opgezet, en dat verliep erg goed.

Meerwaarde, ook voor kleinere spelers

We maken gebruik van de modules inschrijf en studievolg, wat betekent dat we verschillende datasets met elkaar kunnen verbinden. We houden inschrijfgegevens en onderwijsmodules bij, leggen resultaten vast en verwerken examenresultaten. Op deze manier hebben we toegang tot uitgebreide informatie over studenten en onderwijsprogramma’s binnen één systeem. De communicatie tussen verschillende datasets is heel belangrijk, zeker omdat PPO sinds de beginjaren enorm is gegroeid. We zijn misschien een kleine speler als je ons vergelijkt met de RuG of Fontys, maar deze automatisering is ook voor ons van absolute meerwaarde.

Luisterend oor

De manier waarop Progress hun klanten betrekt, is opmerkelijk. Er is regelmatig een adviesraad, waarbij we veel inspraak hebben in de inrichting van de applicatie. Ze stellen daadwerkelijk de vraag: ‘Wat willen jullie?’ Hoewel de uitvoering natuurlijk lang niet altijd eenvoudig is en best even op zich kan laten wachten, wordt er altijd geluisterd. Het is niet zo dat Progress iets maakt en dat klanten het daar maar mee moeten doen. Nee, ze betrekken ons actief bij de ontwikkeling en doorontwikkeling.

Open en respectvolle samenwerking

In al die jaren is de samenwerking met Progress heel fijn geweest, en dat is nog steeds het geval. Het contact is heel laagdrempelig, zowel letterlijk als figuurlijk. Als ik Jan wil spreken, kan ik hem gewoon even bellen. Het gebeurt bijna nooit, maar dat de mogelijkheid er is, is fijn. Hoewel we een kleinere speler zijn, heb ik dat nooit zo gevoeld. Niet in het rechtstreekse contact met Progress, maar ook niet tijdens gezamenlijke vergaderingen met andere klanten. We voelen ons altijd serieus genomen en onze mening wordt gerespecteerd. Dat vind ik heel speciaal. Ik heb inmiddels een andere rol dan toen ik begon. Toen was ik onderwijscoördinator, nu ben ik manager bedrijfsvoering. Daardoor is de frequentie van contact met Progress misschien minder, maar de aard is nog precies hetzelfde: open en respectvol.

Last van koedenken? Zo kom je los!

Het onderwijs flexibiliseert en dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee. De student staat steeds meer centraal en het leerproces wordt meer en meer integraal onderdeel van ons leven. Dat zorgt ervoor dat we anders naar ons onderwijssysteem moeten gaan kijken. Dennis van Oeveren en Jan Batteram, onderwijsexperts bij QSBN, Educator en Progress, vertellen in deze blog hoe je loskomt van koedenken.

Het onderwijs flexibiliseert

Jan Batteram, directeur van Progress Onderwijs, schreef al eerder een blog over de flexibilisering van het onderwijs. Hij benadrukte het belang van een veilige en stabiele basis. Maar wat betekent die flexibilisering nu in de praktijk? Hoe leer je los te komen van de gebaande paden en het denken in vaste kaders?

Je kijkt met je ogen, maar je ziet met je hersenen

We kennen allemaal wel de plaatjes waar iedereen iets anders in ziet. De een ziet een vrouwengezicht, de ander een konijn, een man met een baard of een koe. Het principe van dit zogenaamde koedenken is, dat wanneer je eenmaal iets gezien hebt in een plaatje, het je niet meer lukt om iets anders te zien. Het is mensen eigen, het zit zelfs in ons oerinstinct. Als je eenmaal iets hebt gezien, sla je dat op in je hersenen, en onbewust ga je ernaar handelen. Dat geldt ook bij verandering, innovatie. We denken in kaders. Alleen als die kaders er niet zijn, kunnen we vrij associëren. Zodra er kaders omheen staan, gaan onze hersenen op slot.

Stugge elementen in het onderwijs

Dat geldt ook binnen het onderwijs. Als je over een totaal nieuw concept wilt nadenken, moet je bestaande kaders loslaten. Er zitten nu eenmaal een aantal stugge elementen in het onderwijs die we lastig kunnen loslaten: klassen, leerjaren, docenten, examens, diploma’s, om er maar een paar te noemen. Ook als je praat over hoe het anders kan, ben je toch al snel geneigd te blijven hangen in die structuren, soms bewust, maar heel vaak onbewust. Vaak stellen onderwijsinstellingen hun leveranciers dan ook vragen op het ‘hoe-‘ en ‘wat’-niveau. Daarmee heb je feitelijk het proces al bepaald, in de veronderstelling dat dat de enige mogelijke manier is. Zonde. Door je leverancier veel meer ruimte te geven om als een echte partner mee te denken, kom je tot veel meer ideeën en mogelijkheden. Daarover schreef Roel Nicolai, consultant bij Breens Network, al eerder een blog.

Inspiratiesessies

Het is zeker mogelijk om los te komen van dit koedenken. Een van de manieren om bewustwording te creëren is om te kijken naar de ontwikkeling van de thuisbezorgdiensten. Picnic, Appie, HelloFresh en Robomart, ze brengen allemaal de boodschappen aan huis, maar doen dat op hun eigen unieke manier. Hierbij hebben sommige bedrijven een compleet nieuwe organisatie neergezet, die totaal anders is dan wat we kennen als de traditionele supermarkt. Ze hebben de workflow laten inspireren door hun visie. Als het kan in de supermarktbranche, dan moet het ook kunnen binnen het onderwijs. Wij hebben inmiddels een aantal inspiratiesessies verzorgd, bij Samenwerking Noord, bij Fontys Hogeschool en bij NHL Stenden Hogeschool. In alle drie de gevallen werden de workshops als heel waardevol beoordeeld. Met deze inspiratiesessie helpen we (onderwijs-)teams los te komen van het bestaande denken en geven we richting aan het flexibiliseren. We maken mensen bewust van de beperkingen van de kaders waarin ze denken en we inspireren hen weer vrijer te denken. De sessie sluiten we af met een praktijkcasus.

Meer weten?

Ben je nieuwsgierig naar wat onze inspiratieworkshop jouw instelling kan brengen? Wil je creatief denken binnen jullie team stimuleren? We komen graag met je in contact. 

Unieke samenwerking tussen UVH en Progress

De Universiteit voor Humanistiek is een kleine, onafhankelijke universiteit in Utrecht, die zich laat inspireren door het humanisme. Roeland Troost, projectleider administratieve processen en systemen, is al ruim twintig jaar verbonden aan de UvH binnen de afdeling Onderwijs, Onderzoek en Valorisatie. In deze blog vertelt Roeland waarom de UvH voor Progress heeft gekozen en hoe de samenwerking bevalt.

Functie met veel gezichten

De UvH is een bijzondere universiteit, met zo’n 650 studenten. Wij laten ons in ons onderwijs en onderzoek inspireren door het humanisme en richten ons op eigentijdse vragen rondom zingeving, levensbeschouwing en de inrichting van een menswaardige samenleving. Mijn functie kent veel gezichten, zo gaat dat bij een kleinere universiteit. Ik ben procescoördinator onderwijs en projectleider van de administratieve processen rondom het onderwijs en de ICT-voorzieningen die daarbij komen kijken. Verder ben ik Studielink-coördinator en functioneel beheerder.

Op zoek naar iets anders

Jaren geleden werkten we met VolgPlus, een inschrijf- en studievolgsysteem. Dat hebben we gebruikt tot ongeveer 2004, in ieder geval ver voor iemand ooit maar had gehoord van DUO of Studielink. Toen het contract afliep, zijn we naar iets anders op zoek gegaan. Ik weet niet precies meer hoe, maar we kwamen bij Progress uit, dat destijds nog sterk gelieerd was aan de RUG. De eerste versie die we gebruikten was Progress for Windows en werd nog lokaal op de workstations geïnstalleerd. Progress for Windows was toen nog vooral een studievolgsysteem. Wij wilden ook graag een systeem waar studenten zich konden inschrijven. Het team van Progress heeft toen voor ons een inschrijfmodule in het leven geroepen. In al die jaren hebben we de hele ontwikkeling van Progress meegemaakt. Van een Windows-versie naar Progress.NET, de aansluiting op Studielink en de uitwisseling van gegevens met BRON-HO.

Heel behulpzaam

Ik kan niet anders zeggen dan dat het heel fijn werken is met het team van Progress. Wij hebben zelf geen IT-team, wat maakt dat het soms een zoektocht is hoe we goed bij de technologische ontwikkelingen kunnen aansluiten. De mensen van Progress zijn altijd heel behulpzaam. Door de jaren heen zijn er bij Progress wel dingen veranderd. In het begin konden we echt heel snel schakelen, dat zorgde voor flexibiliteit, maar maakte soms ook dat er wat structuur miste. Inmiddels zijn ze meer gestructureerd gaan werken. Dat moet ook wel als je groeit en als je de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van je informatie zeker wilt stellen. Wat het belangrijkste is, is dat nog steeds alles in goed overleg gaat.

Unieke samenwerking

Dat overleg is meteen ook wat de samenwerking met Progress uniek maakt. Grote wijzigingen worden nooit zomaar doorgevoerd. Niet alleen is er heldere communicatie, de klanten worden ook uitgebreid betrokken bij opstellen van de specificaties, En ze zijn heel benaderbaar, dat is natuurlijk ook prettig. We maken allemaal weleens een foutje, wij ook. Dan hoef je maar te bellen en ze fixen het voor je, en nog snel ook. Die korte lijnen zijn voor ons heel belangrijk.

Neem contact op