Software-implementaties brengen vaak spanning met zich mee. Wat voor de één waardevol is, vindt de ander misschien totaal niet interessant. Hoe zorg je dat iedereen toch betrokken blijft? Dinant Kasper, consultant bij Progress Onderwijsondersteuning, deelt hoe wij alle partijen meenemen in het implementatieproces.

De waarde van een goed wijzigingsproces
Bij elke software-implementatie of -wijziging maakt goede communicatie het verschil. Een gestructureerd wijzigingsproces helpt je hierbij. Binnen Progress werken we met een vast proces waarbij we wensen van klanten verzamelen en vastleggen. Die vormen vervolgens de agenda voor het maandelijkse intakeoverleg.
Tijdens deze overleggen zitten alle betrokkenen van de verschillende onderwijsinstellingen aan tafel – mensen die zicht hebben op de onderwijsprocessen en weten hoe cijfers en resultaten binnen een instelling worden vastgelegd. Dit geeft direct inzicht: heeft de wijziging impact? Voegt het voldoende waarde toe?
Soms krijgen we terug: “Als je dit nét iets anders doet, krijgt het voor ons meer waarde.” Dat proberen we altijd af te stemmen om zoveel mogelijk waarde te creëren voor iedereen die met de software werkt.

Van concept naar implementatie
Wanneer er vragen blijven of er behoefte is aan verdieping, organiseren we conceptoverleggen. Hierin bespreken we de conceptuele inrichting van de oplossing. Dit voorkomt de ‘schommel aan de boom’-situatie. Ken je die tekening? Wat de klant vraagt versus wat de ontwikkelaar maakt – twee totaal verschillende dingen. 

Wat de klant vroeg Wat de ontwikkelaar maakte

 
Na het conceptoverleg volgt het validatieoverleg. Dit is het moment waarop we de wijziging overdragen aan de onderwijsinstellingen. Vanaf dat moment hebben ze ruim de tijd om feedback te geven. Daarna heeft de organisatie nog eens twee weken om de wijziging intern te implementeren.
In de praktijk zien we dat dit goed werkt, omdat we één applicatie hebben die voor alle klanten vrijwel hetzelfde is. Er zijn natuurlijk configuratiemogelijkheden, maar de basis blijft gestandaardiseerd. Hierdoor profiteert iedereen van elke verbetering – of die nu is aangevraagd door een grote universiteit of een kleiner opleidingsinstituut.

De implementatie ligt in jouw handen
Als verantwoordelijke bepaal je zelf wanneer de invoerdatum is en wanneer iets actueel wordt in de productieomgeving. Dit geeft je de ruimte om handleidingen en documentatie bij te werken en je collega’s tijdig te informeren.
De meeste onderwijsinstellingen communiceren wijzigingen via hun intranet: “Heads-up, vanaf volgende week kun je dit en dat doen en hier vind je de handleiding.” Vaak volgen er dan nog wat interne gesprekken om alles soepel te laten verlopen.
Dat is volgens mij ook een belangrijk aspect van een succesvolle implementatie: gun jezelf en je team de tijd om vertrouwd te raken met de verandering. Forceer niets, maar zorg voor een goede voorbereiding.
Inzicht in de keuken krijgen
Wat we steeds vaker doen, is werken met user stories: “Als medewerker wil ik dit, zodat ik makkelijk dat kan doen.” Dit geeft echt een kijkje in de keuken van een instelling. Je ziet waar de pijn zit en hoe we dat kunnen oplossen. Dat intake-proces wordt door onze klanten als heel waardevol beschouwd. Dat maakt nu net het verschil tussen een technisch correcte oplossing en een oplossing die echt het dagelijks werk verbetert.

Waarde creëren, niet uren tellen
Wat ik heel bijzonder vind bij Progress is dat we constant focussen op het creëren van waarde, niet op uurtje-factuurtje. Ook bij technische updates of onderhoud kijken we naar mogelijkheden om het werk voor medewerkers makkelijker te maken. We hebben een enorm betrokken klantengroep en daar zijn we dankbaar voor. Het belangrijkste is dat een aanpassing het proces voor medewerkers van een onderwijsinstelling beter maakt. Dat is waarom de meeste mensen hier zo graag bij Progress werken: we willen het onderwijsproces voor instellingen en hun medewerkers écht verbeteren.

Heb je vragen over het betrekken van je mensen bij software-implementaties?