Met ingang van 1 januari 2024 wordt van het HO onderwijsveld verwacht dat ze zijn aangesloten op Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO). De voordelen? Gegevens zijn makkelijker en op maat te ontsluiten, het geeft instellingen meer zeggenschap over de gegevens die worden vastgelegd en het vermindert administratieve lasten. Fontys Hogeschool, een van de toonaangevende onderwijsinstellingen in Nederland, was de eerste – en vooralsnog de enige – hogeronderwijsinstelling die zich heeft aangesloten op RIO. In dit artikel delen Kim Groeneveld, functioneel beheerder dienst Studentenvoorzieningen bij Fontys Hogeschool, Fons Dijkstra, softwareontwikkelaar bij Progress Onderwijsondersteuning, en Hub Dolmans, projectleider bij Stichting Studielink, hun ervaringen met dit traject.

Centraal register voor opleidingsaanbod in Nederland

Fons Dijkstra, softwareontwikkelaar bij Progress Onderwijsondersteuning: ‘Het Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) voor het hoger onderwijs is in 2021 geïntroduceerd en de conversie van de CROHO- en BRIN-data is begin 2022 afgerond. Sinds de introductie van het STAP-budget dient RIO ook als basis voor het scholingsaanbod dat ho-instellingen willen aanbieden binnen de STAP-regeling. Dankzij RIO wordt het beheer van opleidingsinformatie vereenvoudigd en worden duplicaten in data voorkomen. Bovendien speelt RIO in op de groeiende flexibiliseringstrend binnen het onderwijs. Het voortgezet onderwijs, primair onderwijs en middelbaar beroepsonderwijs zijn inmiddels aangesloten, het hoger onderwijs en de universiteiten zijn daar nog mee bezig. In tegenstelling tot de andere sectoren heeft het hoger onderwijs ervoor gekozen om RIO niet rechtstreeks te vullen, maar om gebruik te maken van de OOAPI standaard (Open Onderwijs API) om de gegevens door te geven aan RIO. De koppeling op basis van deze standaard heet SURFeduhub en is ontwikkeld door SURF, de ict-coöperatie van onderwijs en onderzoek. SURFeduhub is niet nieuw, maar is nu uitgebreid zodat er een centrale mapping gemaakt kan worden tussen de instelling, via SURFeduhub naar RIO.’

STAP-regeling reden voor Fontys om overstap naar RIO te versnellen

Kim Groeneveld, functioneel beheerder dienst Studentenvoorzieningen bij Fontys Hogeschool: ‘Fontys Hogeschool is al bijna tien jaar enthousiast gebruiker van het SIS van Progress. Toen het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO) werd vervangen door het RIO moesten we als Fontys Hogeschool de overstap maken om ons ervan te verzekeren dat onze opleidingen in het nieuwe register worden opgenomen. Deze overstap stond al op de planning toen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) de STAP-regeling (Stimulans van de Arbeidsmarktpositie) introduceerde, die in maart 2022 live is gegaan. Reden voor ons om de aansluiting op RIO te willen versnellen, omdat dit register aangeeft welke opleidingen in aanmerking komen voor de STAP-subsidie en het UWV – de uitvoerende instantie van de STAP-regeling – zijn gegevens uit RIO haalt. De aansluiting op RIO was een belangrijke strategische stap voor Fontys om te kunnen voldoen aan de eisen van de subsidie en studenten de nodige ondersteuning te kunnen bieden bij hun loopbaanontwikkeling.’

Lastig traject

De aansluiting van Fontys op RIO was geen eenvoudig traject. Kim: ‘Toen wij de overstap wilden maken, was de automatische koppeling tussen Progress SIS en RIO nog niet operationeel. Om op tijd te zijn voor de STAP-regeling, hebben we sinds maart 2022 ons niet-reguliere aanbod, zoals zakelijke opleidingen, handmatig toegevoegd aan RIO. Het gaat om ongeveer 250 opleidingen, dus dat is een behoorlijke klus. Elke keer als de aanbieder een wijziging doorvoert in zo’n opleiding, moest die wijziging weer handmatig in RIO worden doorgevoerd. In mei van dit jaar hebben we ook onze reguliere, geaccrediteerde opleidingen handmatig opgevoerd. Dankzij de gezamenlijke inzet van Progress, SURF en Fontys is de werking van de OOAPI uiteindelijk net vóór de deadline van 3 juli – de meest recente aanvraagperiode voor het STAP-budget – gerealiseerd.’

Intensieve samenwerking

Fons: ‘Gedurende een half jaar hebben we intensief samengewerkt. Met SURF bespraken we regelmatig de technische aspecten en Fontys vervulde een waardevolle rol als tester. Uiteindelijk hebben we de OOAPI-koppeling tot stand gebracht, zodat nu SURF de opleidingsgegevens automatisch uit het SIS van Fontys kan halen en in RIO kan plaatsen. Sinds de laatste STAP-ronde hoeft Fontys dus niet langer handmatig gegevens in te voeren.’

Eerste en enige

Kim: ‘Fons heeft flink wat aanpassingen moeten doen in het Progress-systeem om ervoor te zorgen dat de gegevens correct werden overgebracht naar RIO. Daarnaast was er nauw contact met Hub Dolmans, projectleider bij Stichting Studielink, hij fungeerde als een belangrijke schakel tussen SURF, DUO, Fontys en Progress . Alle betrokken personen begrepen de urgentie vanuit onze kant en hebben alles op alles gezet om ons te helpen. Hierdoor zijn we momenteel de eerste en voorlopig enige hogeronderwijsinstelling die live is gegaan met deze koppeling, iets waar alle betrokken partijen best trots op mogen zijn. Op dit moment is alleen het zakelijke aanbod automatisch gekoppeld. We streven ernaar om in de toekomst ook het reguliere onderwijs op dezelfde manier te koppelen.’

Vliegwiel

Fons: ‘In eerste instantie lag de focus van Fontys op de implementatie van STAP, dat fungeerde als vliegwiel, maar we moeten ook het verdere opleidingsaanbod in RIO gaan invullen. Het afgelopen half jaar hebben we iteratief gewerkt om de aansluiting in orde te krijgen. Tijdens het traject belde Hub regelmatig om te vragen hoe het ervoor stond en waar we tegenaan liepen. Dit contact verliep prettig en hij bood prettige ondersteuning. Daarnaast hebben we eens in de twee weken een overleg met alle instellingen die Progress SIS gebruiken. Want uiteindelijk moeten ze allemaal over op RIO.’

Inspanningen voor een automatische koppeling

Hub Dolmans, projectleider bij Stichting Studielink: ‘De Open Onderwijs API Standaard is ontwikkeld om de uitwisseling van gegevens mogelijk te maken, waarbij SURFeduhub wordt ingezet als transportmechanisme. Voordat je met SURFeduhub aan de slag kunt, moeten je een aantal voorbereidingen treffen. Zo moet je instelling een zogenaamd OOAPI-endpoint maken om aan te sluiten op het SURFeduhub-platform. Dat vraagt om een goede samenwerking en mijn rol in het project van Fontys was zorgen dat alle partijen aangehaakt blijven. DUO en SURF als bouwers van de koppeling, Fontys zelf natuurlijk en Progress als leverancier van het SIS. Fons is absoluut voortvarend te werk gegaan en heeft mooi werk verzet. Na verschillende testrondes en de nodige aanpassingen werd eind juni besloten dat alles naar behoren functioneerde. Dankzij deze gezamenlijke inspanningen is Fontys de eerste hogeronderwijsinstelling die gebruikmaakt van de OOAPI, terwijl Progress de eerste leverancier is die dit in de praktijk laat zien. Hoewel andere leveranciers ook bezig zijn met implementaties, zijn zij nog niet op het punt dat ze productiewaardig zijn. Enkele andere instellingen werken ook aan hun eigen OOAPI-koppeling, maar zijn nog niet in de productiefase. Uiterlijk 31 december 2023 moeten alle instellingen gekoppeld zijn aan RIO. Dat vergt nog wel enige afstemming met alle andere HO instellingen, leveranciers, SURF en DUO.’

'Dankzij deze gezamenlijke inspanningen is Fontys de eerste hogeronderwijsinstelling die gebruikmaakt van de OOAPI, terwijl Progress de eerste leverancier is die dit in de praktijk laat zien. '

De rol van Progress Onderwijsondersteuning

Het traject van aansluiting op RIO was voor Fontys Hogeschool een uitdagende reis. Kim: ‘Progress Onderwijsondersteuning heeft een belangrijke rol gespeeld in dit traject. Progress heeft zich enorm ingezet om ervoor te zorgen dat de gegevens van Fontys correct en gestructureerd in RIO werden opgenomen. Dit betekende dat het bestaande informatielandschap in Progress aangepast moest worden om overeen te komen met de vereisten van RIO. Daarnaast heeft Progress ervoor gezorgd dat de koppeling tussen Progress SIS en RIO goed functioneerde, waarbij de organisatie nauw samenwerkte met Hub en met SURF. De betrokkenheid van Progress en de expertise van Fons waren essentieel om de aansluiting op RIO succesvol te realiseren. Het was een lastig traject en we zijn nog niet klaar, maar we zijn dik tevreden met de mooie eerste stappen die we hebben gezet in deze reis.’